Verbesserung der Vernetzung von Prüfungsteams und Kunden

Neue digitale Tools verändern die Art und Weise, wie Prüfer und Kunden arbeiten. Eine bessere Zusammenarbeit und reibungslose Arbeitsabläufe läuten eine neue Prüfungsreise ein.

Die Landschaft der Prüfungstechnologie hat sich in den letzten Jahren völlig verändert. Mit dem Aufkommen von KI und maschinellem Lernen werden die Versprechungen begeisterter Anbieter immer optimistischer. Unabhängig davon, ob es um die Steigerung der Effizienz oder die Verbesserung der Prüfungsqualität geht, sind technische Tools für die moderne Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unerlässlich.

„Computergestützte Prüfungstechniken (CAATs) sind nichts Neues“, sagt Marc Bena, Digital Audit Leader bei PwC. „Was jetzt jedoch anders ist, ist die Leichtigkeit, mit der Menschen Daten extrahieren, analysieren und sie während des gesamten Finanzaudits in Tools wie [der cloudbasierten Analyseplattform] Alteryx rendern können, wo sie recht komplexe Modellierungen und Visualisierungen durchführen können.“

Tatsächlich schulen viele Unternehmen ihre gesamte Belegschaft in neuen Datentools. Bena sagt, dass PwC 5.000 Menschen auf Alteryx geschult hat, um ihnen bei der Datenanalyse und -visualisierung zu helfen. „Das war die Basistechnologie für alle unsere Finanzprüfer, und mein Datenteam hat jetzt Zugriff auf unseren Data Lake, um die fortgeschritteneren Prüfungstechniken durchzuführen“, sagt er.

In den letzten fünf Jahren haben die meisten großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in ihren gesamten Unternehmen Milliarden in Technologie und Schulungen für Datenanalyse- und KI-Tools investiert und so ihre Arbeitsweise verändert.

Auch die Effizienz der Prüfungstechnologie ist nicht mehr nur den großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vorbehalten. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften aller Größen beschreiten einen ähnlichen Weg und integrieren neue Tools in den Prüfungsprozess, um sicherzustellen, dass der Prüfungsworkflow schneller und intelligenter ist.

James Hadfield, Partner und Head of Audit bei der Top-30-Firma Menzies, sagt, dass insbesondere KI beginnt, einen Einfluss auf den Audit-Workflow zu haben: „Sie ist schon seit langer Zeit im Hintergrund, sogar seit den CAATs. Aber in letzter Zeit.“ Vor fünf Jahren hat es wirklich begonnen, Fahrt aufzunehmen, und wir alle sehen es jetzt als einen notwendigen Teil unserer Arbeit an.

Für eine bessere Zusammenarbeit ist es von entscheidender Bedeutung, Kunden an Bord zu holen. Laut Hadfield sind seine Kunden tendenziell empfänglich für Prozessänderungen, wenn seine Prüfungsteams beide Seiten auf dem Portal einrichten, was das Verständnis und den Arbeitsablauf sofort verbessert.

Hadfield ist ein begeisterter Benutzer von Inflo – einem Audit-Workflow-Tool, das von zwei ehemaligen PwC-Buchhaltern entwickelt wurde. „Wir nutzen es auf verschiedene Weise. Das erste ist das Kundenportal, das uns beim Datenaustausch hilft. Da die meisten Kundendaten in digitaler Form vorliegen, können wir große Datensätze hochladen, und das Tolle daran ist, wie organisiert es ist. Wirtschaftsprüfer.“ kann Anfragen für das, was Sie benötigen, einrichten, Verantwortlichkeiten zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und den Fortschritt der Arbeit verfolgen, was äußerst hilfreich ist.“

Und seit COVID-19, sagt Hadfield, haben Tools, die eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen, wie Inflo, bei der Remote-Arbeit geholfen: „Ohne das Portal ist man auf E-Mail und Dropbox angewiesen, wo Dinge verloren gehen oder durcheinander geraten können. Organisation ist wirklich entscheidend.“ Gut durchgeführtes Audit.“

Während die Prüfungsteams von Menzies beginnen, die Vorteile verbesserter digitaler Effizienz zu nutzen, habe sich der Schwerpunkt laut Hadfield zunehmend auf die Verbesserung der Qualität verlagert. „Die anderen Module in Inflo sind daten- und analysegesteuert, und Sie können komplette Datensätze vom Kunden importieren – so können wir beispielsweise das gesamte Hauptbuch für das Jahr importieren und uns so jede einzelne gebuchte Transaktion liefern.“

„Und daraus können wir über definierte Risikoparameter in der Software zu einzelnen Journaleinträgen gelangen, die wir uns ansehen wollen“, erklärt er. „Es könnte ein Fehler oder ein Betrug vorliegen, und während wir früher einen Excel-Download oder ein riesiges, gedrucktes Journal hatten, ist der Versuch, wie ein Scharfschütze darauf zu schießen, nicht dasselbe wie das Abfragen jeder einzelnen Transaktion. Das ist also eine große Sache.“ Das ermöglicht uns die Analyse.“

James Berridge von Saffery Champness stimmt zu, dass Workflow-Tools einen großen Einfluss darauf haben, wie sein Unternehmen seine Prüfungsdienstleistungen erbringt. Die Firmen begannen im Herbst letzten Jahres mit der Nutzung von Inflo.

Im Prüfungsbereich konzentriert sich Berridge nach eigenen Angaben unter anderem darauf, wie die internen Systeme unter dem Gesichtspunkt der Datenqualität und -effizienz miteinander verknüpft werden können. Sobald sie miteinander verbunden sind, wird es seiner Meinung nach viel einfacher, alles miteinander zu verbinden. An diesem Punkt, sagt er, können Prüfer dann sagen: „Wir erhalten viele unserer Hauptbuchinformationen von Inflo, also lasst uns diese einbeziehen und mit unserem Praxisverwaltungssystem verknüpfen.“

Berridge fügt hinzu: „Das wird es uns ermöglichen, die Kunden-ID zu identifizieren und zu ermitteln, wie diese mit den Hauptbuchinformationen aus diesem Zeitraum zusammenhängt. Wir können dann damit beginnen, Power BI durchzusetzen und mit der Visualisierung der Kundendaten zu beginnen – und das ermöglicht uns.“ Wir wollen die Nuancen herausarbeiten, die wir wollen, und nicht die Informationen, die Inflo für relevant für Prüfer hält.“

Der Schlüssel liegt seiner Meinung nach darin, die Datenüberlastung – und das Burnout von Auditoren – zu reduzieren, was ein großes Verkaufsargument für das vielleicht am weitesten verbreitete KI-gesteuerte Audit-Tool DataSnipper darstellt. Es wurde als von Excel gehostete intelligente Prüfungsplattform entwickelt und wurde bereits von Big-Four-Firmen und kleineren Firmen gleichermaßen übernommen.

Laut Berridge kann die Fähigkeit von DataSnipper, beispielsweise Daten aus einer PDF-Datei zu extrahieren, nützlich sein, wenn der Kunde Daten in einem nicht idealen Format sendet.

„Aber es verfügt auch über eine Funktion zum automatischen Dokumentenabgleich. Wenn Sie also wissen, wonach Sie suchen, wenn Sie Spesenprüfungen durchführen, zum Beispiel die Rechnungsnummer, den Betrag, das Datum – und hoffentlich den großen Stapel davon.“ In den Rechnungen befindet sich die richtige Rechnung – DataSnipper findet sie, meldet sie für Sie und markiert auf dem Dokument die Stelle, an der sie sich befand.

Durch die Beschleunigung der Prozessdokumentation werden Kunden laut Berridge miteinbezogen und können wesentlich effektiver zusammenarbeiten. „Anstatt 100 Dokumente mit schrecklichen Namen zu durchsuchen, können Sie jetzt sagen: ‚Das ist mein Datenpunkt, das sind die Dateien, ich möchte sie mit Kontoauszügen abgleichen‘, und es wird auch damit abgeglichen. Wenn Sie klicken auf die Zellen, denn dadurch wird Ihnen das richtige Dokument und der richtige Teil angezeigt. Das ist praktisch der Zeitpunkt, an dem Sie mit der Arbeit beginnen. Es ist alles vordokumentiert und Sie überprüfen im Grunde, was es für Sie gefunden hat. Das spart enorm viel Zeit und wirklich hilfreich für den Arbeitsablauf.“

Tatsächlich besteht eine der größten Herausforderungen für Prüfer darin, Daten aus den Systemen der Kunden zu extrahieren. „Das ist schwierig, weil jedes System anders ist und jeder Kunde es auf unterschiedliche Weise konfiguriert“, sagt Hadfield von Menzies.

Mit der Weiterentwicklung von Analyse- und anderer Software entwickelt sich jedoch auch die Software der Kunden weiter. „Wir werden einen Punkt erreichen, an dem der Prozess reibungsloser verläuft. Für mich wird das der Wendepunkt sein, weil die Herausforderung, Dateninformationen von den Kunden zu erhalten, wegfällt und alles für Sie da ist.“ ein Klick auf eine Schaltfläche."

Wenn sich die Zusammenarbeit verbessert und die Arbeitsabläufe reibungsloser werden, wird auch die Fähigkeit zur Skepsis in den Vordergrund treten, sagt Tom Allison, stellvertretender Direktor bei Buzzacott. Er sagt, dass die Auswirkungen von Tools wie E-Circu, einer in Frankreich entwickelten Plattform für Kunden- und Lieferantenbestätigungen sowie Bankbestätigungen, menschliche Eingriffe verhindern werden, bevor die Daten das Prüfteam erreichen, und mehr Zeit für eine ganzheitliche Beurteilung geben.

„Früher hat man dem Lieferanten geschrieben und er hat einem die entsprechenden Dokumente zugeschickt. Das macht heute niemand mehr, weil die Rücklaufquote schlecht war“, sagt er.

Heutzutage bieten Open-Banking-Bestätigungstools eine zusätzliche Ebene der Sicherheit sowie Geschwindigkeit und Effizienz, was eine erhebliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag eines Prüfers verspricht und die eintönige Seite der Prüfung beseitigt.

Man kann jedoch mit Recht sagen, dass selbst die enthusiastischsten Befürworter der Technologie erkennen, dass die meisten dieser Tools ohne die menschliche Bereitschaft, damit zu experimentieren und sie zu nutzen, nicht funktionieren werden. Mit dieser Frage beschäftigt sich Marc Bena bei PwC ständig: „Ich denke, es herrscht ein klares Gefühl dafür, dass es uns und dem Rest des Marktes nicht an Technologietools mangelt; und am Ende ist es gar nicht so kompliziert: Wie bekommt man die Daten?“ , was man damit macht, sei es ein Abgleich, eine Neuberechnung usw. All das ist in gewisser Weise einfach.

„Der schwierige Teil ist der Veränderungsfaktor. Und hier unternehmen wir die größten Anstrengungen und haben einen massiven Wandel herbeigeführt, indem wir alle geschult und die Kultur verändert haben. Ich kann all diese Ressourcen in meinem Labor haben, aber wenn niemand sie nutzt, „Das ist Zeit- und Geldverschwendung. Und deshalb haben wir [jeden] geschult, von den Partnern bis hin zu den Mitarbeitern“, sagt er und bezieht sich dabei auf das Digital Lab von PwC und die von Bürgern geleitete Entwicklung von Vermögenswerten.

„Es ist auch spannend, in diesem Umfeld Wirtschaftsprüfer zu sein, denn ich glaube, wir befinden uns mitten in einem großen kulturellen Wandel.“

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